Otomatik nöbet planlama denince birçok yönetici karmaşık bir yazılım, uzun eğitimler ve çok sayıda ayar ekranı hayal eder. Oysa işin karmaşık kısmı, kuralları bir kez doğru tanımlamaktır. Her ay tekrarlanan kısım ise birkaç dakikalık bir işlemdir.
Nobiqo'da bu tekrarlanan kısım bir planlama sihirbazı ile yürütülür. Bu yazıda sihirbazın 5 adımını, öncesinde hazır olması gerekenleri ve plan oluştuktan sonra neler yapılacağını anlatıyoruz. Otomatik planlamanın genel mantığı için otomatik nöbet programı yazımıza göz atabilirsiniz.
Başlamadan Önce: Hazır Olması Gerekenler
Sihirbaz, sistemde zaten var olan bilgiyi kullanır. Aşağıdakiler hazırsa plan ilk denemede oluşur:
- Takım kuralları (konfigürasyon): Nöbet dilimleri, günlük kadro ihtiyacı, aylık saat üst sınırı, dinlenme süreleri. Bu ayarlar bir kez yapılır, her ay yeniden girilmez.
- Onaylı izinler: İzinli günlere nöbet yazılmaz.
- Personel istekleri: "Çalışmak istemiyorum" ve "çalışmak istiyorum" bildirimleri. İsteklerin nasıl toplanması gerektiğini nöbet tercih yönetimi yazımızda anlattık.
- Personel kısıtları ve yetkinlikler: Gece çalışamaz, gebelik gibi özel durumlar ve hangi alanda kimin çalışabileceği.
Adım 1: Dönem ve Organizasyon
Planın kapsayacağı tarih aralığı ve organizasyon birimi (lokasyon, grup, takım) seçilir. Plan adı bu seçimden otomatik oluşur. Örneğin "Acil Müdahale / Ekim 2026". Böylece her ay aynı isimlendirme düzeni korunur, "ekim-son-v3" gibi adlar oluşmaz.
Adım 2: Personel Seçimi
Takımdaki personel listelenir ve plana dahil edilecek kişiler işaretlenir. Varsayılan olarak herkes seçilidir. Uzun süreli izinde olan ya da o ay başka bir birimde görevlendirilen kişi buradan çıkarılabilir.
Adım 3: Görev Atamaları
Kurumunuzda kullanılıyorsa icap ve konsültasyon gibi özel görevlerin kimlere verileceği bu adımda belirlenir. Örneğin icapçılar seçilir ve liste sırası rotasyon sırası olur. Bu adım isteğe bağlıdır: icapçı seçilmezse plan yine oluşur, yalnızca icap ataması üretilmez. İcap tarafının ayrıntıları için icap nöbeti yönetimi yazımıza bakabilirsiniz.
Adım 4: Özet ve Başlat
Seçilen dönem, organizasyon, personel sayısı ve görev atamaları tek ekranda özetlenir. Her şey doğruysa planlama başlatılır. Bu noktadan sonra planlama motoru tüm kuralları, izinleri ve istekleri aynı anda değerlendirerek en uygun dağılımı arar.
Adım 5: Sonuç
Plan oluştuğunda kural uyumu sonucu gösterilir ve plan detayına geçilir. Plan oluşamazsa sistem bir tanı raporu üretir: hangi gün, hangi nöbet yerinde, hangi kural yüzünden koltuk doldurulamadı. Yönetici tahmin yürütmek yerine sorunu doğrudan görür.
Dikkat: Plan oluşmuyorsa sorun çoğunlukla sihirbazda değil kurallardadır. Örneğin kadro ihtiyacı ile personel sayısı ve izinler matematiksel olarak uyuşmuyor olabilir. Tanı raporu bu uyuşmazlığı gösterir.
Plan Oluştuktan Sonra
- Yönetici Özeti ile kontrol: Boş nöbet, kural ihlali, istek karşılama ve saat dağılımı tek ekranda okunur. Ayrıntılar için Yönetici Özeti yazımıza bakabilirsiniz.
- Elle düzeltme: Gerekirse tek tek atamalar değiştirilir.
- Ön yayın: Plan kesinleşmeden ekibe gösterilir ve geri bildirim toplanır.
- Yayın: Plan yayınlandığında personel mobil uygulamadan kendi nöbetlerini görür. Onay adımlarının kurgusu için onay süreci yazımızı okuyabilirsiniz.
Manuel Planlamayla Karşılaştırma
| Konu | Excel ile | Sihirbaz ile |
|---|---|---|
| Kural kontrolü | Hazırlayanın dikkatine bağlı | Her kural her seferinde uygulanır |
| İzin ve istekler | Mesajlardan, notlardan toplanır | Sistemden otomatik okunur |
| Plan oluşmazsa | Deneme yanılma | Tanı raporu nedeni gösterir |
| Süre | Saatler, bazen günler | Dakikalar |
Daha ayrıntılı bir karşılaştırma için manuel ve otomatik nöbet planlama yazımıza bakabilirsiniz.
Aylık Planınızı Dakikalar İçinde Hazırlayın
Ücretsiz keşif görüşmesinde sihirbazı kendi biriminizin kurallarıyla birlikte gösterelim.
Ücretsiz Keşif Görüşmesi Talep EdinSık Sorulan Sorular
Otomatik planlama sihirbazı kaç adımdan oluşur?
Beş adımdan oluşur: Dönem ve Organizasyon, Personel Seçimi, Görev Atamaları, Özet ve Başlat, Sonuç.
Plana isim vermem gerekiyor mu?
Hayır. Plan adı seçilen takım ve dönemden otomatik üretilir; örneğin "Acil Müdahale / Ekim 2026".
Görev Atamaları adımı zorunlu mu?
Hayır. İcap ve konsültasyon gibi görevler kurumunuzda kullanılıyorsa bu adımda belirlenir. Seçim yapılmazsa plan yine oluşur, yalnızca ilgili görev ataması üretilmez.
Plan oluşmazsa ne yapmalıyım?
Sistem bir tanı raporu üretir ve hangi gün, hangi nöbet yerinde, hangi kural yüzünden koltuk doldurulamadığını gösterir. Genellikle kadro ihtiyacı, izinler ve kurallar arasındaki bir uyuşmazlık çözülerek plan yeniden oluşturulur.
Sonuç
Otomatik nöbet planlamanın zor kısmı kuralları bir kez doğru kurmaktır. Sonrasında her ay yapılan iş, 5 adımlı bir sihirbazdan ibarettir: dönemi seç, personeli seç, görevleri belirle, özeti kontrol et, sonucu gör. Plan oluşmazsa tanı raporu nedenini gösterir; oluşursa Yönetici Özeti ile hızlıca kontrol edilir.
Nobiqo'yu ücretsiz keşif görüşmesiyle deneyin ve ilk aylık planınızı birlikte oluşturalım.